Печать «Для документов» — где использовать и чем отличается

Многие организации заказывают вторую печать с надписью «Для документов» — для повседневной работы, экономя основную. Но какой документ ей подписывать допустимо, а какой нет? Разбираем.

Что такое печать «Для документов»

Это вспомогательная печать организации с пометкой «Для документов» (или «Для писем», «Для копий», «Для отдела кадров»). Содержит те же реквизиты, что и основная (название, ОГРН, ИНН, город), но используется для рутинных задач.

Цели вспомогательных печатей:

• Сэкономить основную печать от износа
• Передать секретарю / отделу для рутинной работы
• Снизить риск злоупотреблений (основная остаётся у руководителя)

Где ставить «Для документов»

Допустимо на:

• Сопроводительных письмах
• Копиях документов
• Уведомлениях контрагентам
• Грамотах и поздравлениях
• Кадровых документах (трудовые книжки, справки 2-НДФЛ)
• Внутренних приказах
• Доверенностях на представителей при текущей работе

Где нельзя ставить «Для документов»

На документах, требующих основной печати:

• Договорах с контрагентами
• Платёжных поручениях
• Актах сверки
• Документах в банк
• Документах в налоговую
• Накладных и счетах-фактурах
• Уставах и учредительных документах

Контрагент или налоговая могут не принять документ с «вспомогательной» печатью, посчитав его ненадлежащим.

Различия между основной и «Для документов»

Как ввести в оборот

Чтобы «Для документов» имела юр. силу, нужно её легализовать внутри организации:

1. Издать приказ руководителя «О введении в действие дополнительной печати "Для документов"»
2. В приказе описать:
   • Внешний вид печати (приложить оттиск)
   • Где хранится
   • Кто имеет право использовать
   • На каких документах применяется
3. Ознакомить под подпись ответственное лицо
4. Внести в журнал учёта печатей

Виды вспомогательных печатей

«Для документов»

Универсальная вспомогательная — для писем, копий, справок.

«Для отдела кадров» или «Кадры»

Только для документов отдела кадров: трудовые книжки, приказы по личному составу, справки сотрудникам.

«Для копий»

Только для заверения копий документов («Копия верна»).

«Для писем»

Только для исходящей корреспонденции.

Печать структурного подразделения

Печать филиала, представительства, цеха. Указывает на принадлежность к конкретному подразделению.

Печать «Для документов» у ИП

У ИП тоже бывает вспомогательная печать. Например, если у вас несколько направлений деятельности (магазин + услуги + аренда), удобно иметь:

• Основную (с полными реквизитами)
• «Для документов» (для писем и копий)
• Печать для конкретного направления

Все печати легализуются вашим внутренним приказом ИП. Подробнее о печатях ИП — в статье «Сделать печать ИП онлайн».

Цифровая «Для документов»

В электронном документообороте логика «вспомогательной печати» теряет смысл — все печати на PDF одинаковые. Но если нужно дублировать бумажную схему:

1. Сделайте PNG основной печати
2. Сделайте отдельный PNG с пометкой «Для документов»
3. Используйте по той же логике, что и бумажные

Оба PNG можно сохранить в личном кабинете и применять одним кликом.

Сравнение с штампами

Штамп — это не печать. Штампы бывают:

• «Оплачено»
• «Получено» / «Срочно»
• Угловые штампы с реквизитами организации
• Штамп-факсимиле подписи (см. «Как сделать факсимиле»)

Штампы не заменяют печать и не имеют той же юр. силы. Они вспомогательные.

FAQ

Можно ли поставить «Для документов» рядом с основной?

Юридически — нет смысла. Документ либо требует основной (тогда «Для документов» лишний), либо допустима вспомогательная.

Все печати регистрируются?

В РФ не регистрируются. Достаточно внутреннего приказа.

Можно ли «Для документов» использовать на договоре?

Юридически документ не «незаконный», но контрагент может его не принять. Лучше основную.

Сколько «дополнительных» печатей можно иметь?

Сколько считаете нужным. Главное — каждую легализовать внутренним приказом.