Скан-копия и заверенная копия — в чём разница

Скан паспорта для записи в спортзал — одно, а скан для подачи в суд — другое. Где какая копия требуется, как заверять и кто это делает. Разбираем системно.

Виды копий документов

1. Простая копия (скан или ксерокс)

Любая копия документа без подписи, печати и заверения. Делается дома: сканер, телефон, ксерокс.

Юридическая сила: информационная. Принимается для ознакомления, для внутреннего документооборота, для базы клиентов.

2. Заверенная копия (организацией)

Копия документа с надписью «Копия верна», подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Юридическая сила: средняя. Принимается во многих гос. органах, банках, налоговой — особенно если копия заверена самой выдавшей документ организацией.

3. Нотариально заверенная копия

Копия документа, заверенная нотариусом. Нотариус сверяет копию с оригиналом и удостоверяет соответствие.

Юридическая сила: максимальная. Принимается везде, эквивалент оригинала для большинства целей.

4. Скан с оригинала + электронная подпись

Скан, подписанный квалифицированной ЭП (КЭП) уполномоченного лица. Считается оригиналом электронного документа.

Юридическая сила: максимальная в электронном документообороте.

Где принимают какие копии

Как заверить копию у себя в организации

Для внутренних документов уполномоченное лицо (директор, кадровик, юрист) заверяет так:

1. На лицевой стороне копии под текстом — надпись «Копия верна»
2. Дата
3. Должность («Директор», «Главный бухгалтер»)
4. Подпись с расшифровкой («Иванов И.И.»)
5. Печать организации (для тех, у кого она есть)

Если документ многостраничный — заверяется каждая страница или прошивается с надписью «Прошито и пронумеровано N листов».

Как заверить копию у нотариуса

1. Прийти к нотариусу с оригиналом документа
2. Нотариус снимает копию (или принимает вашу)
3. Сверяет с оригиналом
4. Ставит свою печать, подпись и удостоверительную надпись
5. Регистрирует в своём реестре

Срок: 10-30 минут на документ. Стоимость — фиксированная по тарифу нотариальной палаты региона.

Что нотариус НЕ заверяет

Нотариусу запрещено заверять копии:

• Документов с пометкой «не подлежит копированию»
• Документов на иностранном языке без перевода
• Документов с подчистками, исправлениями
• Документов, написанных карандашом
• Внутренних документов организаций без указания их подлинности

Электронные копии в 2026

С развитием ЭДО появилось понятие «электронный оригинал»:

• Документ создан в электронном виде
• Подписан квалифицированной ЭП
• Хранится в электронной системе

Такой документ — оригинал, а его распечатка — копия. Это противоположность бумажной логики.

Подробнее о юр. силе электронных копий — в статье «Юр. сила электронной копии документа».

Скан с факсимиле — это какая копия?

Документ, подписанный факсимильно (графической подписью в PDF), — это:

• Не оригинал, а электронный документ
• Не нотариальная копия — нотариус факсимиле не заверяет
• Имеет юр. силу при соглашении сторон (см. «Договор с факсимиле»)

FAQ

Можно ли заверить копию самостоятельно?

Свои документы — нет (никто не заверяет «сам себя»). Но если вы директор организации, можете заверять копии документов компании.

Сколько действует нотариальная копия?

Бессрочно, пока оригинал не изменился. Но «свежее» — лучше: некоторые банки и гос. органы просят копии не старше 30 дней.

Можно ли сделать копию копии?

Не желательно — двойная копия теряет читаемость и юр. силу. Лучше всегда копировать с оригинала.

Кто отвечает за подлинность?

Тот, кто заверил копию. У нотариуса — нотариус (профессиональная ответственность). У организации — руководитель.